Que mettre dans une demande de prix pour de l’équipement technique

Une demande de prix à laquelle il manque un seul détail revient souvent avec un devis impossible à comparer, ou avec une série de questions qui coûte une semaine. La liste ci-dessous reprend les questions que Petrano pose le plus souvent lorsque des universités, des centres de recherche et des laboratoires gouvernementaux canadiens nous envoient une demande. Chaque élément prend quelques minutes à ajouter et évite une révision plus tard.

1. L’article exact, ou la performance recherchée

Si vous connaissez le modèle, indiquez le fabricant, le code complet du modèle et les numéros de pièce des options. Sinon, décrivez la performance recherchée et les conditions dans lesquelles elle est mesurée. Une valeur de résolution ou d’exactitude veut dire peu de chose sans ses conditions de mesure : précisez l’échantillon, la plage et l’environnement auxquels elle s’applique. Indiquez si un produit équivalent est acceptable.

2. Quantités, configuration et accessoires

Indiquez chaque ligne avec sa quantité, et ajoutez les accessoires, consommables, pièces de rechange et licences logicielles attendus à la première livraison. Un accessoire oublié est l’une des raisons les plus fréquentes d’un second bon de commande.

3. Où va l’équipement

Indiquez la ville et le bâtiment de livraison et, pour les gros équipements, le local d’utilisation. Mentionnez les dimensions du quai de chargement, de l’ascenseur et des portes, ainsi que toute limite de charge au sol ou d’accès, afin que le fournisseur planifie la livraison jusqu’au local plutôt qu’au quai d’expédition.

4. Exigences du site et raccordements

Précisez l’alimentation électrique disponible dans le local, par exemple 120 V monophasé ou 208 V triphasé à 60 Hz, ainsi que tout raccordement de gaz, d’eau, d’air comprimé, d’évacuation ou de réseau. Demandez au fournisseur de confirmer le statut CSA ou cUL de l’appareil avant le devis, afin que l’inspection électrique sur place ne réserve aucune surprise.

5. Installation, mise en service et formation

Indiquez si l’installation, la mise en service et la formation des utilisateurs font partie de l’achat, combien d’utilisateurs doivent être formés, et les dates où le laboratoire n’est pas disponible.

6. Les documents nécessaires

Indiquez les documents nécessaires avant la commande et à la livraison : fiches techniques, exigences du site, manuels, certificats de conformité, certificats d’étalonnage et, pour tout produit dangereux, une fiche de données de sécurité. Si votre organisme de financement ou votre vérificateur exige les numéros de série et une facture détaillée, mentionnez-le dès maintenant.

7. Comment vous accepterez l’équipement

Si vous avez besoin d’un essai de réception en usine, d’un essai par vidéo en direct, d’une démonstration ou d’un essai sur vos propres échantillons avant l’acceptation, incluez-le dans la demande. Ces essais s’organisent avec le fabricant et sont beaucoup plus simples à planifier avant la commande qu’après.

8. Votre processus et vos dates

Indiquez tout numéro de sollicitation ou d’appel d’offres, la date de clôture, la date à laquelle l’équipement est requis, et si vous avez besoin d’un devis budgétaire pour une demande de financement ou d’un devis officiel pour l’achat. Précisez le mode de paiement, bon de commande ou carte d’achat, et si le fournisseur doit d’abord être inscrit dans votre système de fournisseurs.

9. Accords commerciaux et origine

Si vos règles d’approvisionnement l’exigent, demandez le nom du fabricant, le principal site de fabrication ou d’assemblage final et les documents sur le pays d’origine. Votre organisation demeure responsable de sa propre évaluation en matière d’accords commerciaux.

Une version courte à copier

• Fabricant, modèle et numéros de pièce, ou la performance requise avec ses conditions de mesure
• Quantité, options, accessoires et pièces de rechange
• Ville, bâtiment et local d’utilisation, avec les limites d’accès
• Alimentation électrique et raccordements du local
• Besoins d’installation, de mise en service et de formation
• Documents requis avant et après la livraison
• Essai de réception ou démonstration, le cas échéant
• Numéro de sollicitation, date de clôture, date requise et type de devis
• Mode de paiement et statut d’inscription du fournisseur

Vous pouvez nous envoyer votre liste, un numéro de pièce ou une section de devis technique par la page Contact, et nous confirmerons tout élément manquant avant de chiffrer.