Acheter de l’équipement à l’étranger avec un bon de commande universitaire

Un chercheur trouve l’instrument exact, la pièce de rechange ou le système usagé dans la boutique en ligne d’un fabricant étranger ou sur une plateforme en ligne. Le service des achats demande alors un profil de fournisseur, un devis officiel et un bon de commande, et le vendeur ne peut fournir aucun des trois. Ce guide explique pourquoi, ce que suppose l’importation de l’article et les 3 façons dont les laboratoires canadiens l’achètent habituellement malgré tout.

Pourquoi le vendeur refuse

La plupart des systèmes d’achat universitaires ne paient que des fournisseurs inscrits, par bon de commande, après la livraison et sur facture. De nombreux vendeurs étrangers et vendeurs sur plateforme fonctionnent à l’inverse : ils exigent une carte ou un virement avant l’expédition et ne sont pas en mesure de remplir les formulaires canadiens d’inscription de fournisseur, de dépôt direct ou fiscaux. Certains n’expédient même pas hors de leur pays.

Ce que suppose l’importation

Lorsque l’article vient de l’extérieur du Canada, quelqu’un doit en être l’importateur. L’Agence des services frontaliers du Canada exige qu’un importateur commercial détienne un numéro d’entreprise avec un compte de programme d’importation-exportation et utilise son Portail client de la GCRA. Les marchandises doivent recevoir un classement tarifaire qui, avec le pays d’origine, détermine les droits, et la TPS s’applique aux marchandises importées. Pour obtenir la mainlevée avant le paiement des droits et taxes, l’importateur doit déposer sa propre garantie financière auprès de l’ASFC. Les documents d’importation doivent être conservés pendant 6 ans.

Bien des universités ont déjà un compte d’importation et un courtier en douane. Renseignez-vous auprès de votre service des achats ou d’expédition avant de décider qui importera l’article.

Vérifications avant l’achat

• Alimentation électrique : un équipement conçu pour 230 V à 50 Hz peut exiger un transformateur ou une autre alimentation pour fonctionner sur 120 V à 60 Hz.
• Certification : un équipement électrique utilisé dans un laboratoire canadien doit normalement porter une marque d’approbation CSA, cUL ou une autre marque reconnue, ou faire l’objet d’une évaluation sur place avant son utilisation.
• État : pour un article usagé, demandez des photos de l’appareil réel, son numéro de série et un rapport d’essai ou d’étalonnage récent.
• Garantie : un article usagé ou acheté sur une plateforme n’a généralement aucune garantie du fabricant, ou une garantie qui ne se transfère pas au nouveau propriétaire.
• Règles d’exportation : certains instruments exigent une licence d’exportation du pays du vendeur, et bien des vendeurs ne sont pas en mesure d’en faire la demande.
• Marchandises dangereuses : les batteries, les bouteilles de gaz et les produits chimiques exigent un emballage, une expédition et des documents particuliers.
• Règles de financement : demandez à votre service des finances de la recherche si un article usagé ou un achat sur une plateforme est une dépense admissible dans le cadre de votre subvention.

Trois façons d’acheter l’article

1. Le vendeur s’inscrit comme fournisseur. Cela fonctionne avec les fabricants étrangers établis qui vendent déjà aux universités et peuvent facturer sur bon de commande. Votre établissement agit généralement comme importateur.

2. Une carte d’achat. Certains établissements permettent l’achat de petits articles par carte d’achat. Vérifiez la limite de la carte, si les importations et les achats sur plateforme sont permis, et qui paie les droits et taxes à l’arrivée.

3. Un fournisseur canadien. Un fournisseur canadien achète l’article au vendeur, l’importe et le vend à votre établissement avec un devis, un bon de commande et une facture habituels. Le vendeur ne traite qu’avec le fournisseur, et votre service des achats traite avec une entreprise canadienne inscrite.

Comment Petrano s’en occupe

Petrano agit comme fournisseur canadien pour les laboratoires de recherche. Envoyez les liens des annonces ou le devis du vendeur. Nous confirmons chaque article, le chiffrons sur papier à en-tête de Petrano avec le transport, les droits et le dédouanement inclus lorsque nous importons, remplissons vos formulaires de fournisseur et facturons votre établissement. Les articles achetés sur une plateforme et les articles usagés sont vendus tels quels, et vendus ferme dès que nous nous engageons auprès du vendeur. Les conditions complètes figurent sur notre page de fournisseur canadien.